Verschaffen Sie sich einen Überblick für das gesamte Unternehmen:

• Wo werden Daten wie gehalten?
• Wie werden Daten verwaltet? Wer pflegt die Daten?
• Welche Arten von Daten sind bekannt?
• Wie sind Verantwortlichkeiten gestreut?
• Wer braucht welche Daten wofür?
• Wie werden Print-Produkte erzeugt?
• Wie wird der Webshop / die Website gesteuert?

Definieren Sie Ihre Ziele:

• Synergieeffekte Datenverwaltung
• Schnellere Katalogproduktion
• Aktuellere Daten im Shop
• Bessere Vertriebsunterstützung
• Schnelleres Importieren von Lieferantendaten
• Effektiveres Marketing

Nachdem Sie Ihre Anforderungen definiert haben, recherchieren Sie nach PIM-Anbietern! Mit mdc.multikat wird Ihnen mit größter Sicherheit eine adäquate Lösung angeboten.

Software-Evaluation

Prüfen Sie genau, was das PIM-System bereits von Haus aus kann und definieren Sie, was noch an individuellen Erweiterungen benötigt wird. Denken Sie an:

• Medienverwaltung
• ERP-Schnittstellen
• Print-/Web-Kompatibilität
• Lizenzmodell

Gesamt-Evaluation

Wie schon bei der ersten Analyse und Zieldefinition ist es auch an dieser Stelle wichtig, dass alle betroffenen Abteilungen im Entscheidungsprozess involviert sind. Je mehr Sie die entscheidenden Mitwirkenden integrieren, desto geringer sind nachher die Widerstände bei der PIM-Einführung.

Lassen Sie sich ein PIM-System im Live-Betrieb zeigen und prüfen Sie die Funktionalität über die Datenpflege und -haltung hinaus:

• Wie genau läuft eine Katalogproduktion ab?
• Welche Shopsysteme lassen sich koppeln und steuern?
• Wie tief ist die Medienhaltung integriert?
• Welche Zusatzfunktionen sind für Sie sinnvoll?

Wenn Sie sich für ein PIM-System entschieden haben, planen Sie die Einführung in Ihrem Unternehmen – gemeinsam mit allen internen Abteilungen und dem Dienstleister. Vergessen Sie nicht, dass die Einführung eines PIM-Systems Auswirkungen auf sehr viele Bereiche haben kann. Je später Betroffene in den Planungsprozess involviert werden, desto schwieriger gestaltet sich eine erfolgreiche Umstellung.

Ruhe und Realismus

Setzen Sie eine eher großzügige Zeitspanne an – egal, was der Anbieter sagt. Die technische Implementation ist in der Regel nicht die entscheidende Hürde. Oft wird der Aufwand der Datenpflege unterschätzt.

Interne Abläufe und Verhaltensmuster

Es geht gar nicht um das berühmte das haben wir schon immer so gemacht. Mit einem PIM-System ändern sich gleich zwei Dinge: Software und Abläufe. Beides kann eine steile Lernkurve haben. Und: Die Einführung eines PIM-Systems ist der Anfang eines Prozesses um Effizienzgewinne zu erzielen. Die Synergien zahlen sich auch aus – aber nicht sofort. Im Gegenteil ist der Einführungsprozess zunächst mit einer zusätzlichen Anstrengung verbunden: Neben dem üblichen Tagesgeschäft müssen zuzsätzliche Leistungen erbracht werden, damit das neue System eingesetzt werden kann.

Unsere dringende Empfehlung: Binden Sie Ihre Mitarbeiter offensiv und frühzeitig ein!

Technik und Strukturen

Planen Sie die technische Umgebung sorgfältig. Je nach Umfang Ihrer Produkt- und Mediendaten können die Anforderungen an die IT steigen. PIM bedeutet immer auch vernetztes Arbeiten – Voraussetzungen wie schnelles Intranet und Internet müssen erfüllt sein. Technische Flaschenhälse können doppelt ärgerlich sein, weil sie die Einführung des PIM-Systems unnötig verlängern und die Akzeptanz verringern.

Auch die Arbeitsplatzrechner der Mitarbeiter sollten Mindestanforderungen erfüllen: Hinreichend große Bildschirme, moderne Browser und entsprechende Rechenperformance.

Klären Sie auch Ihre Sicherheitsanforderungen. Ein PIM-System sollte in der Regel auch von außerhalb erreichbar sein – wie wird diese Anbindung ermöglicht? Steht der zentrale Server in Ihrem Haus oder bei einem Drittanbieter? Eine tägliche, redundante Datensicherung sollte selbstverständlich sein.

Externe Partner

Was sie nicht selbst verantworten wollen oder können, sollten Sie im Zuge der Planung ebenfalls frühzeitig bedenken: Welche Lieferanten können Daten in welchem Format liefern? Welche Kunden möchten gerne Daten in welcher Form bekommen? Gibt es eine externe Agentur für Print und Online, die involviert werden sollte?

Der Umfang der grundsätzlichen Einrichtung hängt entscheidend vom Umfang der Zusatzfunktionen und individuellen Anforderungen ab. Prinzipiell sollte dieser Punkt – da vom Dienstleister erprobt – am wenigsten Probleme bereiten.

Den richtigen Rahmen finden

Um das PIM einsatzfähig zu bekommen, muss nun die gewünschte Struktur eingerichtet werden:

• Produktklassifikationen und Klassen
• Elemente und Merkmale
• Medienarten
• Verzeichnisbäume für Web und Print
• Medienarten
• Rechte und Rollen
• etc.

Mit Testdaten einrichten

Anhand erster Testdaten – Produktdaten und Medien – kann das PIM-System nun getestet und eingerichtet werden. Insbesondere

• Shop-/CMS-Anbindung
• Printproduktion
• Datenblätter

können nun vorbereitet werden.

Der anspruchvollste und wichtigste Teil bei der Einführung eines PIM-Systems.

Anbindung Warenwirtschaft

Die Schnittstelle zu Ihrem ERP-System muss funktionieren.
Die Stammdaten der Warenwirtschaft bilden in der Regel die Grundlage für alle Produktdaten. Der zukünftige Austausch / Abgleich sollte reibungslos funktionieren.

Import von Lieferantendaten

Mitunter liegen Daten von Lieferanten in importierbarer Form vor. Insbesondere das Format BMEcat ermöglicht einen problemlosen Datenaustausch.

Import und Anreicherung der eigenen Produktdaten

Je nachdem, in welcher Form die eigenen Produktdaten vorliegen, können sie nun importiert und verwaltet werden. In der Regel steht als große Aufgabe die Datenpflege an: Klassifizierung, Zuordnung, Sortierung, Anreicherung – die große Chance, Ordnung und Struktur herzustellen.

Nach der Einrichtung der zentralen Datenhaltung im Produkt-Informations-Management-System steht die Ausgabe eben dieser Daten in die verschiedensten Kanäle an.

Webshop / Website

Natürlich sollte das PIM-System nun auch den Online-Shop und / oder die Website mit Daten und Inhalten beliefern. Ein gutes PIM-System bietet Schnittstellen zu Shopsystemen und Content-Management-Systemen.

Gutes Produktdatenmanagement ist ein ganz klarer Wettbewerbsfaktor – aktuelle, präzise und vollständige Produktinformationen erhöhen die Sichtbarkeit und Wahrnehmung. Gepflegte Daten sind eine Grundvoraussetzung, um in Vergleichsportalen erscheinen zu können oder auch Google-Shopping-Anzeigen zu schalten.

Print und PDF

Kataloge, Produktbroschüren und Datenblätter automatisiert erzeugen – diesen überragenden Effizienzvorteil sollte ein PIM-System bieten. Ob direkte PDF-Erzeugung oder die Ansteuerung von InDesign, ab jetzt kann das PIM-System diese Vorteile ausspielen.

Ist die initiale Datenpflege und strukturelle Grundeinrichtung abgeschlossen, beginnt die Verankerung des PIM-Systems in die alltäglichen Arbeitsprozesse. Nach und nach treten die Synergien zu Tage und die initialen Investitionen beginnen sich auszuzahlen.

Wichtig bleibt die permanente Datenpflege – alles Neue und alle Änderungen müssen tagesaktuell eingepflegt werden damit der große Vorteil der Datenkonsistenz und hoher Datenqualität erhalten bleibt.

In der Rückschau sollten sich spätestens zwei Jahre nach Einführung eines PIM-Systems die betriebswirtschaftlichen Vorteile messen lassen.